1. DÉFINITIONS
1.1 Dans le présent règlement, à moins que le contexte n’indique un sens différent, les termes suivants signifient :
a) Club : La Société de Modélisme Historique de Québec ;
b) SMHQ : La Société de Modélisme Historique de Québec ;
c) Modélisme historique : modélisme se spécialisant dans la réalisation de modèles réduits ayant traits à l’Histoire (Aviation, Figurines, Véhicules, Bateaux, etc…).
Sont expressément exclus de cette catégorie : les figurines de charme, les voitures et camions civils contemporains, la science-fiction, l’aviation civile contemporaine, tous véhicules téléguidés et trains électriques. Toute autre spécialisation n’étant pas expressément exclue est compatible avec l’esprit de la société. En cas de litige, la décision finale quant à l’admissibilité d’une spécialité, revient au conseil d’administration ;
d) Réunion : Réunion mensuelle des membres du Club ;
e) Saison : activités régulières du Club se déroulant entre le 1er septembre et le 30 juin.
2. DISPOSITIONS GÉNÉRALES
2.1 La Société de Modélisme Historique de Québec est une association sans but lucratif.
2.2 L’année financière du Club débute le premier (1er) septembre et se termine le trente-et-un (31) août.
2.3 Les deniers perçus par le Club sont confiés à la garde du Trésorier. Ce dernier doit les déposer le plus tôt possible dans un compte bancaire au nom du Club.
2.4 Tout chèque émis par le Club doit porter la signature du président et du secrétaire-trésorier.
2.5 La petite caisse doit contenir un maximum de 150 $. L’excédent doit être conservé conformément à l’article 2.4.
3. ADHÉSION
3.1 Pour être membre du Club, toute personne doit :
a) Démontrer un intérêt pour le Modélisme historique;
b) Payer sa cotisation annuelle;
c) S’engager à respecter le règlement du Club.
3.2 En tout temps, un membre peut démissionner du Club en avisant par écrit le conseil d’administration du Club.
3.3 Le statut d’un membre peut être révoqué à tout moment par une décision unanime du Conseil d’Administration, si le membre contrevient au présent règlement ou si sa conduite nuit au bon fonctionnement du Club. Le conseil d’administration doit en faire mention à la réunion suivant immédiatement cette décision et la motiver.
4. COTISATION ANNUELLE
4.1 Le conseil d’administration détermine le montant de la cotisation annuelle.
4.2 La cotisation annuelle est payable au début de chaque année financière.
4.3 Le défaut par un membre de payer sa cotisation annuelle lors de deux réunions auxquelles il assiste, entraîne automatiquement la suspension de son statut de membre du Club ainsi que tous les droits et privilèges que confère ce statut, notamment la possibilité d’assister aux Réunions. Cette suspension prend automatiquement fin lorsque le membre suspendu acquitte le solde dû de sa cotisation annuelle.
5. CONSEIL D’ADMINISTRATION
5.1 Le conseil d’administration du Club est composé de cinq (5) administrateurs.
5.2 Le mandat d’un administrateur est d’un (1) an.
5.3 Les administrateurs sont élus par les membres conformément à la section 7 du présent règlement.
5.4 Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que le nécessitent les affaires du Club.
5.5 Le quorum du conseil d’administration est la majorité de ses membres.
5.6 Le conseil d’administration a tous les pouvoirs pour administrer les affaires du Club.
5.7 Le conseil d’administration doit notamment :
a) désigner les personnes autorisées à signer au nom du Club tout document ;
b) lors de la dernière Réunion de la saison, rendre compte de son mandat et présenter aux membres les états financiers annuels ;
c) encourager les membres à participer au site internet du Club ;
d) faire la promotion du Club et de ses activités.
5.8 Toute vacance à un poste d’administrateur en cours de saison peut être comblée par nomination du conseil d’administration pour la période non écoulée du mandat.
5.9 Un poste d’administrateur devient vacant si son titulaire:
a) décède ;
b) démissionne ;
c) est suspendu ou exclu du Club ;
d) fait défaut, sans excuse jugée valable par le Conseil d’Administration, d’assister à trois réunions du conseil d’administration ;
e) est destitué de son poste sur décision majoritaire des membres ;
f) transgresse ou contrevient au présent règlement.
6. OFFICIERS
6.1 Les officiers du Club sont : le président, le vice-président et le secrétaire-trésorier.
6.2 Le président préside toutes les réunions du Club et du conseil d’administration. Il est le porte-parole officiel du Club.
6.3 Le Vice-président remplace le président en cas d’absence ou d’empêchement.
6.4 Le secrétaire-trésorier conserve les livres, les registres, les procès-verbaux et autres documents du Club et rempli toute autre fonction inhérente à ses fonctions. Il voit à la comptabilité du Club. Lors de la dernière réunion du Club de la saison, le secrétaire-trésorier doit avoir en main tous les documents justificatifs des états financiers qui y sont présentés et en donner l’accès à tout membre qui en fait la demande. Tout rapport annuel doit être sur support informatique et conservé. Le secrétaire-trésorier tient également la liste des membres à jour ainsi que la liste des membres suspendus ou dont la statut a été révoqué.
7. ÉLECTIONS
7.1 Est éligible à un poste d’administrateur, tout membre répondant aux exigences mentionnées au présent règlement.
7.2 Les administrateurs dont le mandat est terminé sont rééligibles.
7.3 Les membres peuvent mettre en candidature autant de candidats qu’ils le désirent sous réserve toutefois que nul ne peut proposer sa propre candidature.
7.4 Le président sortant s’assure de l’acceptation de chaque candidat dès sa mise en nomination ; tout refus élimine automatiquement le candidat.
7.5 Les membres doivent faire des propositions particulières pour les postes de président, de vice-président et de secrétaire-trésorier. Les deux (2) autres postes d’administrateurs sont comblés par la suite.
7.6 Une fois les candidatures proposées, s’il y a plus de candidats que de postes vacants, il y a élection; si le nombre de candidats est égal au nombre de postes vacants, les candidats sont élus par acclamation.
7.7 S’il y a élection, elle a lieu au vote secret. Un bulletin est remis à chaque membre qui y inscrit le nom des candidats de son choix.
7.8 Le décompte des bulletins est fait par un membre qui n’est pas en candidature et qui a été désigné par les membres. Il annonce le résultat aux membres sans toutefois préciser le nombre de voix obtenus par chacun des candidats.
7.9 En cas d’égalité, le scrutin est repris entre les candidats égaux seulement. Si après un deuxième scrutin, il y a de nouveau égalité, le candidat élu est choisi par tirage au sort.
8. DISPOSITIONS FINALES
8.1 Le présent règlement n’a pas d’effet rétroactif ; il ne dispose que pour l’avenir. Il remplace tout règlement antérieurement adopté. Toutefois, le présent règlement est applicable aux situations juridiques en cours lors de son entrée en vigueur.
8.2 Le présent règlement entre en vigueur le jour de son approbation unanime par les membres, soit le 6 septembre 2006.